Предприятия и фирмы ежедневно генерируют значительное количество различных документов. Например, счета-фактуры, договора, счета-фактуры, договора, отчеты, выписки. Неважно, в какой сфере деятельности работает организация, хранение документов постепенно становится серьезной проблемой. Сначала, как правило, важные бумаги хранятся в шкафах, потом в архивах. Но рано или поздно возникает необходимость воспользоваться специальной услугой – внеофисное хранение которое имеет множество преимуществ.
Это умное решение для бизнес-менеджеров, которые четко понимают необходимость защиты документов от возможного риска повреждения и потери.
Особенности
Выносной а так же электронный архив первичных документов— подходит для организаций с разными формами собственности.
Кроме того, внеофисное хранение документов поможет решить ряд других не менее важных задач, а именно:
- повысить эффективность использования площадей и работы сотрудников;
- усилить контроль и предотвратить утерю и порчу документов;
- создать специальные санитарно-гигиенические и противопожарные условия для длительного хранения документов;
- обеспечить конфиденциальность и своевременность при уничтожении просроченных документов;
- оптимизировать офисную работу;
- сократить непроизводительные расходы и потери (в том числе за счет штрафов…)
Наружное хранение архива осуществляется в боксах и отдельных системах. Каждое помещение оборудовано стеллажами, видеонаблюдением, системой контроля доступа и противопожарной защитой.
Представленные документы хранятся в коробках из бескислотного картона. Каждая коробка имеет индивидуальный номер и уникальный штрих-код. Доступ к документам возможен только для лиц, указанных заказчиком. На территории хранилища есть отдельные кабинеты для работы с документами. Возможна доставка указанного перечня оригиналов документов в офис заказчика в кратчайшие сроки. Доступ можно оформить с помощью сервиса личного кабинета или путем отправки скан-копий на адрес электронной почты заказчика.
В рамках необслуживаемого хранения документов компания предлагает ряд сопутствующих услуг, например оцифровка бумажных архивов, восстановление документов в случае утери/порчи, сканирование, выделение на уничтожение, уничтожение.
Передача счетов, кадров и другой документации на специализированный склад состоит из нескольких последовательных этапов. Сотрудничество с клиентом оформляется в соответствии с законодательством. Клиент может заказать другие услуги.
Работа сотрудников архивной компании осуществляется по следующему алгоритму:
- Доставка архивных ящиков в офис заказчика.
- Обработка документации (систематизация, упаковка, инвентаризация).
- Погрузка и транспортировка документации на ответственное хранение.
- Прием, оформление, маркировка и размещение на стеллажах хранения.
- Сбор, доставка, уничтожение по желанию клиента.
