Декретный отпуск в 1С 8.3: как оформить в ЗУП и Бухгалтерии

В кадровой практике декретом называют два периода: отпуск по беременности и родам и последующий уход за ребенком. В 1С это разные события. Для первого основанием служит электронный больничный, для второго – заявление сотрудника и сведения для СФР. Поэтому оформление зависит от вида отсутствия и программы, в которой организация ведет зарплату и учет.

Что такое декретный отпуск и какие документы нужны для оформления

Декретный период начинается с освобождения от работы по беременности и родам. Сведения поступают по электронному листку нетрудоспособности. Работодатель проверяет данные сотрудницы и при необходимости отвечает на запрос СФР. После завершения больничного сотрудница может оформлять уход за ребенком.

Важно разделять кадровое оформление и выплату пособия. Страховые пособия перечисляет СФР, а бухгалтерия организации передает фонду необходимые сведения. В учетной системе требуется отражать отпуск, период отсутствия и собственные начисления работодателя.

Как оформить декретный период в 1С ЗУП

Для полноценного кадрового учета и расчета зарплаты используется 1С ЗУП. В системе можно оформлять отсутствие, вести персонал, контролировать начисление и обмениваться сведениями с СФР. Декретный больничный и уход за ребенком регистрируются разными документами.

Оформление больничного по беременности и родам в ЗУП

Чтобы оформлять первый этап, создайте документ «Больничный лист». В нем выбирают сотрудницу, указывают сведения ЭЛН и причину нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам». Период освобождения должен соответствовать электронному листку.

Перед тем как проводить документ, проверьте страховой стаж, заработок и расчетный период. Если программа показывает предупреждение, сначала устраните его причину. После проверки можно проводить больничный; оформление считается завершенным после корректного проведения. Такое оформление позволяет корректно учитывать декретный период и отсутствие сотрудницы.

Как оформить отпуск по уходу за ребенком в ЗУП

После окончания больничного можно оформлять уход за ребенком отдельным документом «Отпуск по уходу за ребенком». В нем указывают сотрудника, дату начала, сведения о ребенке и другие параметры текущего релиза.

Декретный больничный и уход оформляют раздельно: у них разные основания. Уход может оформляться до трех лет, а пособие до 1,5 лет учитывается отдельно. Перед проведением проверьте сведения для СФР.

Как провести документы и проверить начисление пособия

До проведения проверьте сотрудника, даты, стаж и данные для расчета. Ошибка может повлиять на средний заработок или ответ фонду. Если нужно проводить исправление, сначала определите, какие исходные сведения неверны.

Не меняйте итоговое начисление вручную без проверки первичного документа. Сначала проверьте расчет и сообщения программы, затем проводите исправление. Для других ситуаций пригодится инструкция об оформлении больничного во время отпуска.

Как декрет отражается в зарплате и кадровом учете

Программа должна отражать отсутствие так, чтобы зарплата не начислялась за неотработанные дни. Декретный период влияет на кадровое состояние сотрудницы, но пособие СФР нельзя смешивать с выплатами работодателя.

Если нужно отражать изменение задним числом, проверьте уже рассчитанные документы. Исправление исходного события может потребовать перерасчета, поэтому корректировки следует проводить последовательно.

Декретный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия

Эта конфигурация предназначена прежде всего для бухгалтерского и налогового учета, а кадровый функционал здесь проще. Доступные операции зависят от настроек и релиза.

Как оформить больничный по беременности и родам в 1С Бухгалтерии

Бухгалтерия получает сведения о страховом случае по СЭДО и при необходимости формирует ответ СФР. Проверьте сотрудницу, период нетрудоспособности и данные для расчета.

Декретный вид пособия не следует отражать как обычный расход организации: деньги перечисляет СФР. Задача работодателя – оформлять и передавать необходимые сведения. При ошибке следует исправлять исходные данные, а не проводить фиктивное начисление.

Как провести отпуск по уходу за ребенком

В типовой Бухгалтерия 8 редакции 3.0 уход до трех лет не регистрируется отдельным кадровым документом так, как в ЗУП. Для пособия работодатель формирует сообщение о страховом случае СФР и заполняет сведения о ребенке и периоде.

Поэтому проводить отдельный документ «Отпуск по уходу за ребенком» здесь не требуется. Если компании нужен подробный кадровый учет, удобнее вести его в специализированной зарплатной конфигурации, а бухгалтерский контур – в Бухгалтерия.

Как отразить начисления и выплаты в бухгалтерском учете

Чтобы правильно отражать расчеты, определите источник выплаты. Бухгалтерия должна отражать собственные расчеты отдельно: пособия СФР не включают в зарплату за счет работодателя. Бухгалтерия используется для собственных расчетов организации и обмена сведениями с фондом.

Если сотрудница отработала часть месяца, заработок за эти дни рассчитывается обычно. Перед расчетом проверьте дату больничного: период освобождения не должен отражаться как отработанный.

Как отражаются данные при работе 1С Бухгалтерии вместе с ЗУП

Если кадровый учет и зарплата ведутся в ЗУП, повторно оформлять событие во второй базе не нужно. Бухгалтерия получает результаты, необходимые для регламентированного учета.

При обмене важно отражать сведения без дублей. После синхронизации проверьте организацию, период и суммы. При расхождении найдите источник ошибки до проведения.

Выход сотрудника из декретного периода в 1С

Возврат в установленную дату учитывается по исходному документу. Досрочное возвращение нужно оформлять отдельно.

Как оформить выход из декрета в ЗУП

Когда сотрудница решила выходить раньше, создают документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком». В нем указывают работника, исходный документ и дату возврата. После проверки его нужно проводить, чтобы возобновились учет рабочего времени и плановые начисления.

Изменение графика, ставки и других условий оформляют отдельными кадровыми документами.

Как отразить возвращение сотрудника в Бухгалтерии

Если зарплата ведется здесь, нужно отражать фактическую дату возобновления работы и проверить начисления за месяц. Если кадровые события ведутся в ЗУП, повторный кадровый документ в Бухгалтерия обычно не создают: используется принятая схема обмена.

Прием сотрудника на место декретницы

На время отсутствия основной работницы можно принять сотрудника по срочному трудовому договору, связав срок с возвращением основного работника.

Как оформить временный прием сотрудника в ЗУП

Временного работника оформляют кадровым документом с учетом условий срочного договора. Необходимо указать характер занятости и основание срочности. При использовании штатного расписания проверьте возможность занять нужное место на период отсутствия основной сотрудницы.

Основную работницу из-за декрета не увольняют: трудовые отношения с ней сохраняются.

Что делать после выхода основного сотрудника

После возвращения основной работницы срочный договор прекращают в соответствии с его условиями. Затем проверяют окончательный расчет.

Частые ошибки при оформлении декретного периода в 1С

Одна из типичных ошибок – оформлять больничный по беременности и родам и уход одним документом. Также не следует отражать пособие СФР как собственную выплату организации или дублировать кадровое событие сразу в двух конфигурациях.

Нельзя проводить документ без проверки даты, стажа и расчетных данных. Если оформление сделано задним числом, оно может затронуть зарплату. При синхронизации сначала исправляют исходную базу, затем повторяют обмен.

Ответы на частые вопросы по декретному периоду в 1С

Можно ли одним документом оформить беременность и уход за ребенком?

Нет. Это самостоятельные события с разными основаниями.

Кто выплачивает пособие?

Пособия по беременности и родам и по уходу до 1,5 лет перечисляет СФР. Работодатель передает сведения для назначения и расчета.

Нужно ли дублировать документы?

Если кадровый и зарплатный учет ведется в ЗУП с синхронизацией, обычно нет. Бухгалтерия получает необходимые результаты через настроенный обмен.

Что проверить перед проведением?

Сотрудника, вид страхового случая, даты, расчетный период, заработок и состояние обмена с СФР. Если есть предупреждение, выясните его причину до проведения.